ترتبط شعبة أعضاء هيئة التدريس تنظيمياً بسعادة مدير عام أعضاء هيئة التدريس والموظفين وتم تكليف الموظف / سعيد بن عدوان البلوى ـ  مديراً على أعمالها ومهامها  حيث تشرف هذه الشعبة على الأعمال التالية :  

1 ـ قسم أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم ( سعوديين )

2 ـ قسم أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم( متعاقدين )

المهــام والمسئوليـات

القيام بكافة المهام وجميع الإجراءات المتعلقة بالتوظيف والوقوعات الوظيفية بالمنسوبين والمنسوبات شاغلي وظائف هيئة التدريس ومن في حكمهم ( السعوديين والمتعاقدين ) .

·   المسئولية عن أداء كافة الإجراءات النظامية  وفـق  اللائحة الموحدة للجامعات المنظمة لشئون أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم ونظام الخدمة المدنية ولوائحها التنفيذية ، واللائحة المنظمة  للابتعاث والتدريب بالجامعات ، ولوائح المؤسسة العامة للتقاعد المدني واللوائح والتعاميم ذات العلاقة .

·   القيام بإعداد وتجهيز القرارات الإدارية  بعد التدقيق والتأكد  من اكتمال كافة الحيثيات والإجراءات السابقة لـصدورهـا ، والمتمثلة في حـالات : التعيين ، الترقية ، المناقله ، الاعاره ، العلاوة الاستثنائية ، المباشرات ، صرف البدلات بأنواعها ، إنهاء الخدمة وتمديد الخدمة ، التكليف ، تقاويم الأداء ، إعداد العقود وتجديدها .

·   حصر أعضاء هيئة التدريس ممن بلغ الستين عاماً ،  وإحاطة وإبلاغ الجهات ذات العلاقة بذلك بشـأن النظـر في تمديد خدماتهم أو إنهائها .

·   التنسيق مع القطاعات الأكاديمية وذات العلاقة بشأن اقتراح تحديد موعد البداية والعودة  للإجازة السنوية لأعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم ، تمهيداً لإصدار القرار النهائي بها واعتماده من صاحب الصلاحية .

·   حصر أسماء أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم من ( المتعاقدين ) بعد التنسيق مع القطاعات الأكاديمية فيما يتعلق بإعداد تقاويم الأداء الوظيفية الخاصة بهم  ، ورفعها إلى الجهات ذات العلاقة تمهيـداً لاستكمال إجراءات تجديد عقودهم وتحديد نسبة العلاوة السنوية الممنوحة لهم .

·   حصر الوظائف الشاغرة والمشغولة بمتعاقدين ، تمهيداً للإعلان عنهـا بالصحف المحلية لعدة مرات، نحو شغلها بالسعوديين ممن تتوفر لديهم الشروط العلمية والعملية المطلوبة لها .

·   إعداد قائمة حصر بالوظائف الشاغرة والتي لم يتقدم لها سعوديين بعد لإعلان عنها ، وتسليمها للجنة الدائمة للتعاقـد لإكمال إجراءات الترشيح للتعاقد عليها من الخارج .

 

·   إعداد العروض الوظيفية وإرسالها للراغبين التعاقد مع الجامعة من خارج  المملكة .

·   إعداد القوائم المتضمنة أسماء كافة المرشحين والمرشحات للتعاقد بعد الموافقة المبدئية على التعاقد معهم من قبل القطاعات الأكاديمية واللجنة الدائمة للتعاقـد بالجامعة تمهيداً  لحجز الوظائف الشاغرة لهم ، وطلب الموافقة النهائية من فيل وزارة التعليم العالي للتعاقد معهم .

·   التنسيق الفعال مع مكاتب الاستقدام  ومكاتب العمل والعمال بعد الموافقة النهائية على استكمال إجراءات التعاقد من قبل وزارة التعليم العالي ، بشأن استخراج تأشيرات العمل الخاصة بأعضاء هيئة التدريس المتعاقدين ( المرشحين والموشحات للتعاقد مع الجامعة ) .

·   المشاركة بالحضور الفعال في المقابلات الشخصية التي تجرى للمتعاقدين إلى جانب استكمال إجراءات التعاقد معهم التي تتم في  الملحقيات الثقافية خارج المملكة نحو إعداد العقود المبدئية والكشف الطبي وصرف أوامر تذاكر الإركاب .

·   إعداد التشكيلات الإدارية للوظائف الأكاديمية  الشاغرة والمشغولة بالسادة أعضاء هيئة التدريس الخاصة ( سعوديين ومتعاقدين ) حسب المعتمد بالميزانية إلى جانب ترقيم الوظائف المحدثة  كل سنة ماليه لوحدها .

·    إعداد التشكيلات الإدارية للوظائف حسب خطة توزيع الوظائف بين القطاعات الأكاديمية  كل جهة لوحـدها .

·   إعداد كافة الإخطارات اللازمة أول بأول نحو الوقوعات الوظيفية التي تتم في إجراءات شغل الوظائف الأكاديمية  بالتنسيق مع مركز المعلومات والتسجيل بوزارة الخدمة المدنية الجهات ذات العلاقة .

·   إعداد المكاتبات والرد على الاستفسارات المطلوبة عن كافة الأعمال المتعلقة بأعمال الشعبة .

·   الاتصال والتنسيق بالقطاعات ذات العلاقة فيما يتعلق بعمـل ومهام الشعبـة .

·   أي صلاحيات تفوض للشعبة ومهام أخرى توكل إليـها .

 

ترتبط شعبة الإداريين والفنييـن  تنظيمياً بسعادة مدير عام أعضاء هيئة التدريس والموظفين وتم تكليف الموظف / احمد بن مسيفر اللقماني ـ  مديراً على أعمالها ومهامها  حيث تشرف هذه الشعبة على الأعمال التالية : 

1 ـ قسم المثبتين على  وظائف السلم العام

2 ـ قسم المثبتين على  الوظائف الصحيـة

3 ـ قسم المثبتين على  وظائف المستخدمين

4 ـ قسم المثبتين على  وظائف بند الأجور

5 ـ قسم المثبتين على  وظائف بند التشغيل

6 ـ قسم المثبتين على  وظائف بند 105

المهـام والمسئوليـات

·   القيام بكافة المهام وجميع الإجراءات المتعلقة بالتوظيف والوقوعات الوظيفية الخاصة بالمنسوبين والمنسوبات شاغلي الوظائف الإدارية والفنيـة ( السعوديين والمتعاقدين ) .

·   لمسئولية عن أداء كافة الإجراءات النظامية  وفـق اللائحة الموحـدة للجامعات  ونظام الخدمة المدنية ولوائحها التنفيذية ، ولائحة العمل والعمال ولوائح المؤسسة العامة للتقاعد المدني والتأمينات الاجتماعية واللوائح والتعاميم ذات العلاقة .

·   المسئولية عن إعداد وتجهيز القرارات الاداريه  بعد التدقيق والتأكد  من اكتمال كافة الحيثيات والإجراءات السابقة لـصدورهـا ، والمتمثلة في حـالات: التعيين ، الترقية ، المناقله ، الاعاره ، العلاوة الاستثنائية ، المباشرات ، صرف البدلات ، الإجازات بأنواعها إنهاء الخدمة ، التكليف ، تقاويم الاداء والإفادات بأنواعها  إعداد وتجديد عقود وظائف الرواتب المقطوعة  والمتعاقدين على الوظائف الصحية ،

·   حصر الموظفين والموظفات المحالين للتقاعد ، وإعداد القرارات المتخذة بشأنهم وإبلاغ الجهات ذات العلاقة بذلك .

·   إعداد التشكيلات الاداريه  للوظائف الشاغرة والمشغولة الخاصة بالإداريين والفنيين حسب المعتمد بالميزانية وترقيم الوظائف المحدثة والمرفعة والمسلوخة كل سنة ماليه لوحدها ،

·   متابعة الوظائف الشاغرة والمعدة للمسابقات الوظيفية والترقيات والنقل والتحوير والترفيع .

·   التنسيق مع اللجنة الدائمة للمسابقات والترقيات ، بشأن عرض الوظائف الشاغرة ، والمشاركة في تحديد كيفية طريقة شغلهـا بالترقية أو المسابقة أو النقـل .

·   إعداد وتحديث ومتابعة بيانات المؤهلين المستحقين للترقية مرتين خلال السنة المالية .

·   القيام بكل ما يتعلق بمهام وإجراءات تعبئة النماذج الخاصة بالمفاضلة والترشيح للترقيات والمسابقات الوظيفية المعتمدة من وزارة الخدمة المدنية  .

·   إعداد الوظائف الشاغرة والمشغولة بمتعاقدين التي يمكن الترقية عليها ودراسة مدى ملائمتها مع المستحقين الترقية أو الحاجة لطرحها في مسابقة عامة حسب خطة تصنيف الوظائف .

·    إعداد الرد على طلبات التعيين والنقل واستفسارات الترقية .

·    إعداد المقترحات لحل مشاكل الموظفين الذين لم يحصلوا على الترقية .

·   إعداد كافة الإخطارات اللازمة أول بأول نحو الوقوعات الوظيفية التي تتم في إجراءات شغل الوظائف الإدارية والفنية بالتنسيق مع مركز المعلومات والتسجيل بوزارة الخدمة المدنية ، المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية  ، المؤسسة العامة للتقاعد المدني .

·   المشاركة في تشكيل  فريق عمل للوظائف المطروحة للمسابقة  والمتعلقة بأعداد خطة في  استقبال المتقدمين للوظائف ، وفـرز الملفات ، وإعداد القوائم بالمقبولين والمستبعدين من المسابقة وإعداد قوائم إعلانات نتائج القبول المبدئي للمتقدمين  والمشاركة في تحديد مكان وموعد الامتحانات للمتقدمين .

·   التنسيق والتعاون الدائم مع مندوبي فرع وزارة الخدمة المدنية بشأن دراسة ملفات المتقدمين وتحديد المقبولين والمستبعدين من المسابقة .

·   التنسيق والتعاون مع اللجان الأخرى المكلفة بأعداد إجراءات الاختبارات التحريرية والعملية والمقابلات الشخصية لاختيار المرشحين لشغل الوظائف .

·   دراسة وتحديد الوظائف الإدارية والفنية المطلوب رفعها أو تحويرها عن طريق الميزانية بالتنسيق مع إدارة التخطيط والميزانيـة قبل إعداد ورفع الميزانية  لوزارة المالية .

·    مراجعة الرموز التصنيفية والمسميات الوظيفية للوظائف المدرجة في ميزانية الجامعة .

·    إعداد المكاتبات والرد على الاستفسارات المطلوبة عن كافة الأعمال المتعلقة بأعمال الشعبة .

·    الاتصال والتنسيق بالقطاعات ذات العلاقة فيما يتعلق بعمـل ومهام الشعبـة .

·    أي صلاحيات تفوض للشعبة ومهام أخرى توكل إليـها .

 

ترتبط شعبـة التوظيف للبنود التعاقدية والدورات التدريبية تنظيمياً بسعادة مدير عام أعضاء هيئة التدريس والموظفين وتم تكليف الموظف/ وليد بن سعيد الأحمدي ـ مديراً على أعمالها  حيث تشرف هذه الشعبة على الأعمال التالية :

1ـ  قسم التوظيف على البنود التعاقدية .

2ـ  قسم الدورات التدريبية لمنسوبي الجامعة .

المهـام والمسئوليـات

أولاً : قسم التوظيف على البنود التعاقدية .

·   القيام بكافة المهام والإجراءات المتعلقة بالتوظيف نحو التعاقد على وظائف بند خدمة المجتمع  وإعداد وإصدار العقود الخاصة بالموظفين على هذا البند بعد الكشف الطبي والمقابلة الشخصية وموافقة صاحب الصلاحية .

·   الرفع لصاحب الصلاحية عن الجهات التي تتقدم بطلب الاحتياج إلى موظفين على البند .

·   القيام بكافة الإجراءات الخاصة بالموظفين شاغلي وظائف بند خدمة المجتمع نحو إصدار قرارات ( الإجازات ـ  خارج الدوام ـ الغياب والحسم ـ تجديد العقود ـ إنهاء الخدمة ) ومتابعة تنفيذها بعد تسجيلها بالحاسب الآلي وإخطار الجهات ذات العلاقة بذلك .

·   إعداد تقويم الأداء الوظيفي للموظفين مع نهاية العقد لاتخاذ الإجراءات الخاصة بتجديد العقود وعرضها صاحب الصلاحية . 

·   إعداد الرد على طلبات واستفسارات الموظفين ، وإعداد المقترحات لحل مشاكل الموظفين .

·   إعداد مسيرات الرواتب قبل صرفها وتحديد الراتب عند التوظيف بناءاً على الضوابط المنصوص عليها ، وإعداد كل ما يتعلق بالأمور المالية بعد صدور القرارات للصرف .

·   المشاركة في مناقشة الوظائف المطلوب التوظيف عليها من موظفي بند خدمة المجتمع .

      ثانياً : قسم الدورات التدريبية لمنسوبي الجامعة .

·   المسؤولية عن كافة المهام والإجراءات المتعلقة بالدورات الداخلية والخارجية التي لا تتجاوز ستة شهور والمؤتمرات والندوات بعد موافقة اللجنة الخاصة بالدورات .

·   استقبال كافة الطالبات الخاصة بالدورات الداخلية سواء لمعهد الإدارة العامة أو المعاهد الأخرى وعرضها على اللجنة . وكذلك الدورات الخارجية ( خارج المملكة )

·   إصدار القرارات الخاصة بحضور الدورات والندوات والمؤتمرات وكذلك الانتدابات الخاصة بالدورات فقط ، وإنهاء كافة الأمور المالية لهم والارتباطات عليها .

·   المسؤولية عن كل ما يتعلق بطلبات الحضور إلى المحكمة أو المطالبات الشخصية .

·   إعداد المكاتبات والرد على الاستفسارات المطلوبة عن كافة الأعمال المتعلقة بأعمال الشعبة .

·   الاتصال والتنسيق بالقطاعات ذات العلاقة فيما يتعلق بعمـل ومهام الشعبـة .

      ·   أي صلاحيات تفوض للشعبة ومهام أخرى توكل إليـها .

 

ترتبط شعبة التأديـة والـرواتب تنظيمياً بسعـادة مدير عام أعضاء هيئة التدريس والموظفين وتم تكليف الموظف / محمد بن غازي الفهيدي ـ  مديراً على أعمالها ومهامها  حيث تشرف هذه الشعبة على الأعمال التالية :

1ـــ قسم التأديــة

2ـــ قسم الرواتب

المهــام والمسئوليـات

قسم التأدية :

·   القيام بكافة المهام وجميع الإجراءات المتعلقة بالمتابعة والمراجعة والتدقيق لكل ما تم صرفه للسادة أعضاء هيئة التدريس والإداريين والفنيين بمختلف وظائفهم ومراتبهم( السعوديين والمتعاقدين ) وفقاً للأنظمة واللوائح المعمول بها  فيما يختص بالقرارات الإدارية الصادرة بشأن الانتدابات وخارج الدوام وجميع أنواع البدلات ومكافئات نهاية الخدمة وتسجيل كافة وقوعات الصرف بنماذج معدة لهذا الغرض كل موظف على حـده .

قسم الرواتب :

 المسئولية عن أداء كافة الإجراءات النظامية للرواتب والمستحقات الافرادية وفـق اللائحة الموحـدة للجامعات  ونظام الخدمة المدنية ولوائحها التنفيذية ، ولائحة العمل والعمال ولوائح المؤسسة العامة للتقاعد المدني والتأمينات الاجتماعية واللوائح والتعاميم ذات العلاقة .

·   إعداد رواتب جميع الموظفين المثبتين على الوظائف الرسمية من كادر أعضاء هيئة التدريس واللائحة الصحية والإداريين والمستخدمين وبند الأجور وبند التشغيل وبند 105 بجميع قطاعات الجامعـة الأكاديمية والإدارية .

·       المراجعة الشهرية للرواتب و أرقام حسابات تحويل الرواتب لمستحقيها بالبنوك والمتغيرات الشهرية .

·   عمل المسيرات الافرادية برواتب الأجازات والتعيين وطي القيد ومتابعة الحسميات لدى البنوك في سداد القروض المستحقة على كافة منسوبي الجامعـة.

·   إعداد المستحقات الافـرادية للمتعاقدين مع الجامعة بشأن سرعة صرف المستحقات لهم فيما يختص ببـدل السكـن وبدل التأثيث حسب النظام المتبع في ذلك .

·   إعداد مسيرات صرف رواتب المبتعثين خارج المملكة ومراجعتها ومراجعة أرقام حساباتهم بالبنوك وعمل تسوية استحقاقاتهم أول بأول من تاريخ وصول كل منهم مقر بعثته حتى نهايتها حسب المبلغ المقرر بلائحة الإبتعاث ، وعنـد إشعار جهة العمل  بانتهاء بعثته ووصوله مقر الجامعة ومباشرة العمل  يتم صرف المستحقات على أساس الصرف براتب كامل.

·   إعداد مسيرات صرف مستحقات جميع المنسوبين المعينين على  وظائف بند التشغيل  ومتابعتها شهريا  ومتابعة وتنفيذ ما يصدر من قرارات إنهاء خدمه أو حسم غياب على هذا البند . لعدم إمكانية صرف رواتبهم الـياً .

·   إعداد مسيرات الصرف المؤقتة لحالات التعيين والتعـاقـد الجديدة التي مازالت لم تسجل بالحاسب الآلي أو مازالت تحت قيد إجراءات التعيين والتعاقـد ويتعـذر إمكانية صرف رواتبهم الـياً لحين اكتمال كافة الإجراءات المتبعة لذلك .

·   إعداد المسيرات الافرادية لصرف  بدلات الانتدابات وتعويض التذاكر وخارج الدوام والمحاضرات الإضافية وبدلات الانتدابات وطباعة الرسائل ومكافأة اللجان المختلفة ومكافأة الأساتذة الزائرين  والمتعاونين من داخل الجامعة وخارجها وكذلك مسيرات صرف مستحقات المكلفين في الفصل الصيفي من أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم .

·   التنسيق الدائم وشهرياً مع مركز تقنية المعلومات فيما يختص بطباعة مسيرات الرواتب للمنسوبين الطباعة التجريبية وبعـد المراجعة والتدقيق الشامل لهذه المسيرات وإجراء التعديلات اللازمة يتم الطباعة النهائية تمهيداً لاستكمال مسوغات صرفها.

·   التنسيق الدائم الادارة المالية بشأن سرعـة صرف المستحقات الافرادية والمبالغ المستحقة بمسيرات الرواتب للمنسوبين ومتابعة إيداعها  في حساباتهم بالبنوك المحلية .

·        إعداد المكاتبات والرد على الاستفسارات المطلوبة عن كافة الأعمال المتعلقة بأعمال الشعبة .

·        الاتصال والتنسيق بالقطاعات ذات العلاقة فيما يتعلق بعمـل ومهام الشعبـة .

  ·        أي صلاحيات تفوض للشعبة ومهام أخرى توكل إليـها .

 

ترتبط شعبة الخدمات العامة تنظيمياً بسعادة مدير عام أعضاء هيئة التدريس والموظفين وتم تكليف الموظف / تيسير بن محمد يوسف ـ مديراً على أعمالها ومهامها  حيث تشرف هذه الشعبة على الأعمال التاليـة :

1 ـ قسم الجوازات والتأشيرات والاستقدام

2 ـ قسم الإركاب  والانتدابات

3 ـ قسم الاتصالات الإدارية  ( الوارد ـ الصادر )

4 ـ قسم الأرشيف والسجلات 

المهـام والمسئوليـات

·   القيام بكل ما يتعلق بمهام وإجراءات ( الجوازات وحفظها ) و( إصدار الاقامات وتجديدها ) وأعمال التعقيب عليها للسادة أعضاء هيئة التدريس المتعاقدين وفـقاً للأنظمة والتعليمات المعمول بهـا .

·   القيام بكل ما يتعلق بالمهام والإجراءات الخاصة بعمليات ( الاستقدام ، الزيارة ) للعوائل ذات العلاقة بأعضاء هيئة التدريس المتعاقدين ومن في حكمهـم ، وفق الأنظمة المعمول بها .

·   القيام بكافة المهام والإجراءات المتعلقة بإصدار أوامر الإركاب لمنسوبي الجامعة المنتدبين لمهمات وأعمال رسمية  داخل وخارج المملكة  أو التعويض عنها ، وققـاً للأنظمة والتعليمات الصادرة بهـذا الشأن .

·        التنسيق مع الجهات ذات العلاقة في تنظيم استقبال وسفر أعضاء هيئة التدريس المتعاقدين .

·   الإعداد المبكر في إصدار أوامر الإركاب السنوية لكافة المتعاقدين من أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم وعوائلهم المستحقين للإجازة السنوية  والمنتهية عقودهم مع الجامعة  .

·   القيام بأعمال التنسيق مع الخطوط السعودية فيما يختص بحجز التذاكر  ومواعيد السفـر  وتحديد قيمتها وأسعار الضرائب المطلوبة في حال تطلب الأمر ذلك ، إلى جانب التنسيق مع الجهات ذات العلاقة بالجامعة فيما يتعلق بالارتباط المالي  لهذه الأوامر .

·   إعداد كافة قرارات الانتدابات والمهمات الرسميـة الداخلية والخارجية ، ومتابعة الرصيد المستحق خلال السنة المالية لمنسوبي الجامعة ، ومتابعة تنفيذها وصرف مستحقاتها بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة لإكمال اللازم .

·   القيام بأعمال إجراءات الاتصالات الإدارية نحو تسجيل وحفظ  المعاملات الواردة والصادرة  وكذلك أعمال المراسلة وتوزيع المعاملات بوجه السرعة داخل وخارج إدارة شئون الموظفين .

·   القيام بأعمال الأرشيف والسجلات بحفظ كافة ما يصدر من قرارات أو وثائق رسمية بملفات المنسوبين والمحافظة عليها  واستخراجها كل مادعت إليه الحاجة إلى جانب حفظ كافة الجوازات والرسوم المالية في إصدار الاقامات وتجديدها للمتعاقدين مع الجامعة .

·    المشاركة في إعداد بيـانات الخدمـة وفقاً لما هو موجود من المعلومات الوظيفية والشخصية  بسجلات المنسوبين والمنسوبات .

·    إعداد المكاتبات والرد على الاستفسارات المطلوبة عن كافة الأعمال المتعلقة بأعمال الشعبة .

·    الاتصال والتنسيق بالقطاعات ذات العلاقة فيما يتعلق بعمـل ومهام الشعبـة .

·    أي صلاحيات تفوض للشعبة ومهام أخرى توكل إليـها .