وصف لعمل آلية تعريف الأصناف، بدءاً من الجهة الطالبة ، ومروراً بجميع الإدارات المعنية داخل اللجنة الدائمة لتعريف الأصناف، وهذه أمثلة توضيحية، في ستة نقاط:
أولاً: على الجهة أن تبحث على الصنف في النظام وأذا لم يكن منشأ الصنف يتم تحميل الملف و البدء في تعبئته كما هو موضح بالطريقة التالية.
ثانياً: الأعمدة التي يجب على الجهة تعبئتها كما هو موضح في أعلى الأعمدة الأولى لملف الإكسل المعتمد ومن ثم إرسالها الى إدارة المشتريات المركزية، كما يلي:-
ثالثاً: الأعمدة التي يجب على اللجنة تعبئتها (وترسل إلى الموظف المختص بالتوازي في نفس الوقت) كما هو موضح في أعلى الأعمدة اللاحقة لملف الإكسل المعتمد، كما يلي:-
رابعاً: بعض الأصناف تحتاج إلى إكمال البيانات المستودعية بناءً على البيانات المدخلة في المرحلة السابقة أعلاه،كما هو موضح في أعلى الأعمدة اللاحقة لملف الإكسل المعتمد، كما يلي:-