نظام GRP
​​​​​​​​​​​​​ ​مقد​مة عن نظام GRB​ طلبات الشراء​​ طلبات​ ال​صرف​ ​ آلية​ تعريف الأ​​صناف​
المستخلص​​​ات​​
حالة الجهات المس​تهدفة​ الخدما​ت الذاتية لطلب الإحتياج​​



​​​​​​​​​​​​مقدمة :

بناء على توجيهات معالي مدير الجامعة بضرورة ميكنة أنظمة إدارة الموارد المالية و الإدارية وذلك لتوفير الجهد والوقت على منسوبى الجامعة والجهات ذات الصلة , على أن يتم إستبدال جميع دورات العمل الورقية بميكنتها الكترونياً ,ومن أهم دورات العمل طلبات الاحتياج (الشراء) الخاصة بجهات الجامعة وذلك توفيراً للوقت والجهد و تحسيناً لإجراءات العمل . 
​و عليه,قامت عمادة تقنية المعلومات بمشاركة الإدارات المعنية (المشتريات -مراقبة المخزون - المستودعات-إدارة المشاريع) بإطلاق أنظمة سلاسل الإمداد بتاريخ 1436/4/26هـ الموافق 2015/2/15م

 


تنقسم طلبات الاصناف الى :
  • طلبات الاحتياج- الشراء(المشتريات )​
  • طلبات الصرف-المستودعيه(المستودعات)​
ويمكن الطلب عن طريق القائمة الموجودة في أيمن الصفحة​​.

​                     Image.gif​    سياسة ضبط الدخول الإصدار 1.0.pdf




طلبات الشراء​

​​​​​​​​​طلبات الاحتياج (الشراء )​ :​

هي خدمة تسمح للجهات المستفيدة من رفع طلبات الاحتياج الى إدارة المشتريات و توفيرها.
يقوم مدير الادارة من كل جهة بإجراءات طلب الاحتياج , ويقوم العميد (او من يفوضه) ​باعتماد الطلب.​
لمشاهدت  جدول حالة الجهات أضغط هنا​


مراحل​ الخدمة :​​

 
 


​​

2- ال​اعتماد:

 



3-الا​​ستلام:

 
 

خطوات الحصول على الخدمة :
1- الاتصال بخدمة العملاء 8080 لتثبيت إعدادت الجهاز اللازمة لتشغيل نظام سلاسل الامداد(طلبات الاحتياج).
2- الاطلاع على الفيديوهات الارشادية من قبل العميد ومدير الإدارة.
3- تعبئة نموذج هيكل الصلاحيات (ببيانات العميد ومدير الادارة) (الرابط)​​​ وإرسالة إلى البريد الكتروني التالي قبل يوم التدريب بثلاث أيام 
ERP-PO@taibahu.edu.sa​ . 
4- تعبئة نموذج الاصناف  (الرابطوارساله على البريد المخصص ليتسنى للجنة الاصناف القيام بإجراءات استكمال الاصناف وإضافتها على النظام.(لمزيد من التفاصيل اضغط هنا)
5- بعد اعلام مدير الادارة برفع الاصناف وهيكل الصلاحيات على النظام يقوم بالحضور لجلسة التدريب في اليوم المحدد (المواعيد محددة أدناه) والقيام بالاتي :
       
أ‌-       إحضار نموذج الأصناف معبأ بجميع الأصناف المطلوبة للإدارة.
      
ب‌-     إحضار نموذج هيكل الصلاحيات - معبأ ببيانات العميد ومدير الادارية ومعتمد من سعادة مدير عام إدارة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين.
      
ت‌-     إستلام اسم المستخدم وكلمة المرور عند إستكمال النموذجين.
      
ث‌-     التدريب.
       
ج‌-     ادخال المعاملة الفعلية على النظام من خلال الجلسة التدريبية.
       
ح‌-     التوقيع على إتمام تفعيل النظام والتدريب.​​



مواعيد التدريب كالتالي :
مواعيد التدريب من الساعة 8:30 الى الساعة 10ص  ​في عمادة تقنية المعلومات يومي الاثنين و الاربعاء ، الدور الاول ، معمل التدريب بجانب مكتب عميد تقنية المعلومات​ ، مع ضرورة الحجز عن طريق البريد الالكتروني حيث ان المقاعد محدودة​​

للاستفسارات والحجز نرجو التواصل على  البريد الكتروني :  ERP-PO@taibahu.edu.sa​​​

ملاحظة : يستخدم في المراسلات البريد الكتروني​ الرسمي للجامعة .
 ​​

طلبات الصرف


​  ​طلبات صرف - المستودعيه(المستودعات)​ ​
هي خدمة تسمح للجهات المستفيدة من رفع طلبات الصرف الى إدارة المستودعات لصرفها .
يقوم مدير الإدارة​ من كل جهة بإجراءات طلب الصرف .
لمشاهدت  جدول حالة الجهات أضغط هنا​
 

خطوات الحصول على الخدمة :

1-الاتصال بخدمة العملاء8080 لتثبيت إعدادت الجهاز اللازمة لتشغيل نظام سلاسل الامداد(طلبات الصرف ).
2- الاطلاع على الفيديوهات الارشادية من قبل ​مدير الإدارة .
3- تعبئة نموذج هيكل الصلاحيات (بيانات العميد ومدير الادارة) ( الرابط​​​​) وإرسالة إلى البريد الكتروني التالي قبل يوم التدريب بثلاث أيام
ERP-PO@taibahu.edu.sa​ 

4- تعبئة نموذج الاصناف (الرابط​) وإحضاره في وقت التدريب.

5- بعد اعلام مدير الادارة بأنه تم رفع بيانات هيكل الصلاحيات على النظام بناءا عليه يقوم بالحضور لجلسة التدريب في اليوم المحدد (المواعيد محددة ادناه) والقيام بالاتي :
       
أ‌-       إحضار نموذج الأصناف معبأ بجميع الأصناف المطلوبة للإدارة.
      
ب‌-     إحضار نموذج هيكل الصلاحيات - معبأ ببيانات مدير الادارية ومعتمد من سعادة مدير​ عام إدارة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين.
      
ت‌-     إستلام اسم المستخدم وكلمة المرور عند إستكمال النموذجين.
      
ث‌-     التدريب.
       
ج‌-     ادخال المعاملة الفعلية على النظام من خلال الجلسة التدريبية.
       
ح‌-     التوقيع على إتمام تفعيل النظام والتدريب.​


مواعيد التدريب كالتالي :
الاثنين والاربعاء من 8:30ص الى 10ص في عمادة تقنية المعلومات ، الدور الاول ، معمل التدريب بجانب مكتب عميد تقنية المعلومات​ ، مع ضرورة الحجز عن طريق البريد الالكتروني حيث ان المقاعد محدودة​​
للاستفسارات والحجز نرجو التواصل على  البريد الكتروني :  ERP-PO@taibahu.edu.sa


ملاحظة : يستخدم في المراسلات البريد الكتروني​ الرسمي للجامعة .

 ​
​​​​​​​​​​

آلية تعريف الأصناف:

 ​

excel2.gif   وصف لعمل آلية تعريف الأصناف، بدءاً من الجهة الطالبة ، ومروراً بجميع الإدارات المعنية داخل اللجنة الدائمة لتعريف الأصناف، وهذه أمثلة توضيحية، في ستة نقاط:


 أولاً: على الجهة أن تبحث على الصنف في النظام وأذا لم يكن منشأ الصنف يتم تحميل الملف و البدء في تعبئته كما هو موضح بالطريقة التالية.
ثان​ياً: الأعمدة التي يجب على الجهة تعبئتها كما هو موضح في أعلى الأعمدة الأولى لملف الإكسل المعتمد ومن ثم إرسالها الى إدارة المشتريات المركزية، كما يلي:-

1.1.png


​​​ثالثاً: الأعمدة التي يجب على اللجنة تعبئتها  (وترسل إلى الموظف المختص بالتوازي في نفس الوقت) كما هو موضح في أعلى الأعمدة اللاحقة لملف الإكسل المعتمد، كما يلي:-

2.png

رابعاً:
بعض الأصناف تحتاج إلى إكمال البيانات المستودعية بناءً على البيانات المدخلة في المرحلة السابقة أعلاه،كما هو موضح في أعلى الأعمدة اللاحقة لملف الإكسل المعتمد، كما يلي:-

3.png

خامساً: ترسل جميع بيانات الأصناف المراد إدخالها في النظام على الموظف المختص لتسجيلها في نظام الـ GRP  ومن ثم إعطاؤها كود مخصص.

4.JPG

​سادساً: يرسل الملف  بالأصناف مع الأكواد إلى الجهة الطالبة، للبدء في إنشاء الطلبية.

للقيام بعملية تعريف الصنف وكتابة مواصفاته، ينبغي مراعاة مايلي:

أولاً: التوصيف:
  1. كتابة اسم الصنف ، ومواصفاته بشكل دقيق بحيث يستطيع المورد أن يفهم المراد بوضوح ودقه، ويقوم بالتوريد على ذلك الأساس.
  2. مراعاة تجنب الإشارة إلى النوع أو الصنف، أو تحديد علامة تجارية، أو وضع مواصفات لا تنطبق إلا علا علامات تجارية معينة، وذلك بناءً على ماورد في المادة الأولى من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية.
  3. إذا كان في الجامعة أكثر من جهة تستخدم الصنف ذاته ، بنفس المواصفات والخصائص ، فينبغي على مسئولي هذه الجهات القيام بتوحيد مواصفات تلك الأصناف المستخدمة.
  4. الأخذ بعين الإعتبار الفرق بين كتابة المواصفات التفصيلية الدقيقة، وبين شرح عمل وأداء الصنف وما يقوم به من إجراءات.
  5. عدم المبالغة في المواصفات، وأن لا تتجاوز الحاجة والمتطلبات المراد تأمينها من أجله، حفاظاً على المال العام.
  6. القيام بمراجعة المواصفات، وإجراء أي تعديل أو تصحيح عليها، قبل طلبها، وبخاصة مواصفات الأجهزة والبرامج التي يجري تحديثها بشكل مستمر، وذلك بناءً على ماورد في المادة الثالثة من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية.
  7. الأخذ بعين الإعتبار تيسير وتسهيل عملية إستلام الأصناف لاحقاً، والذي تقوم به لجان الفحص والمعاينة، بناءً على المواصفات التي تم إقراراها مسبقاً.
  8. عدم تجاوز خانة توصيف الصنف حدود الـ 240 حرف.
ثانياً: وحدة القياس:
  1. التقيد بالاختيار من وحدات القياس المقيدة بالنظام، وهي كالآتي: 

  2. 5.JPG

  3. إن كان هناك حاجة لإضافة وحدات أخرى فترسل إلى سعادة رئيس اللجنة الدائمة لتعريف الأصناف على البريد الإلكتروني Myinbawi@taibahu.edu.sa

ثالثاَ: السعر التقديري:
  1. وضع أسعار تقديرية إرشادية للأصناف، بما يتفق مع الأسعار السائدة في السوق، ومن واقع الأسعار السابق التعامل بها، وذلك بناءً على ماورد في المادة الخامسة من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية.
رابعاً: فئات الصنف الرئيسية والفرعية:
  1. يوجد في نظام الـ GRPفئات رئيسية ، تندرج تحت كل فئة رئيسية عدد من الفئات الفرعية، ويندرج تحت الفئة الفرعية العديد من الأصناف المتماثلة، فمثلاً:

  2. 6.JPG

  3. على الجهات التي تريد تعريف أصناف ولا يوجد لتلك الأصناف أي فئات أو إضافة فئات فرعية أخرى ، أو إعادة توزيعها بشكل أفضل، كتابة الفئات المقترحة بناءاً على الأصناف المطلوبة، وإرسالها إلى سعادة رئيس اللجنة الدائمة لتعريف الأصناف على البريد الإلكتروني Myinbawi@taibahu.edu.sa .


الخدمات الذاتية لطلب الإحتياج


​​​​​​​مواعيد التدريب​​ لجهات طلبات الشراء والصرف

1458835028_1-02.png  

الخدمات الذاتية لطلب الاحتياج (IProcurment)​ 

هي خدمة تسمح للجهات المستفيدة من رفع طلبات الاحتياج الى إدارة المشتريات و توفيرها.
يقوم مدير الادارة من كل جهة بإجراءات طلب الاحتياج , ويقوم العميد (او من يفوضه) ​باعتماد الطلب.

لمشاهدة جدول حالة الجهات أضغط هنا​

مميزات الخدمات الذاتية لطلب الاحتياج (IProcurment) :

  1. سهولة انشاء طلبات الاحتياج نظراً لتقاربها من عمليات الشراء التى تتم عبر مواقع الانترنت.
  2. إمكانية البحث عن الاصناف من خلال فئات التسوق المعرفة علي IProcurment.
  3. إمكانية سحب طلب الاحتياج من قبل منشأ الطلب وذلك بالنسبة لطلبات الاحتياج التى حالتها "جاري التشغيل" مما يتيح لمنشأ الطلب التعديل على الطلب واعادة تقديمه للاعتماده.
  4. ​إمكانية إستعراض أمر التعميد الذى تم إنشائه على طلب الاحتياج واستعراض الاستلامات واوامر الصرف واوامر الدفع.



 


الخدمات الذاتية لطلب الاحتياج (IProcurment.pdf )

خطوات الحصول على الخدمة :
1- الاتصال بخدمة العملاء 8080 لتثبيت إعدادت الجهاز اللازمة لتشغيل نظام سلاسل الامداد(طلبات الاحتياج).
2- الاطلاع على الفيديوهات الارشادية من قبل العميد ومدير الإدارة.
3- تعبئة نموذج هيكل الصلاحيات (ببيانات العميد ومدير الادارة) (الرابط)​​​ وإرسالة إلى البريد الكتروني التالي قبل يوم التدريب بثلاث أيام ERP-PO@taibahu.edu.sa​ 
​​4- تعبئة نموذج الاصناف ( الرابط​​ ( وارساله على البريد المخصص ليتسنى للجنة الاصناف القيام بإجراءات استكمال الاصناف وإضافتها على النظام.(لمزيد من التفاصيل اضغط هنا)
5- بعد اعلام مدير الادارة برفع الاصناف وهيكل الصلاحيات على النظام يقوم بالحضور لجلسة التدريب في اليوم المحدد (المواعيد محددة أدناه) والقيام بالاتي :
       
أ‌-       إحضار نموذج الأصناف معبأ بجميع الأصناف المطلوبة للإدارة.
      
ب‌-     إحضار نموذج هيكل الصلاحيات - معبأ ببيانات العميد ومدير الادارية ومعتمد من سعادة مدير عام إدارة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين.
      
ت‌-     إستلام اسم المستخدم وكلمة المرور عند إستكمال النموذجين.
      
ث‌-     التدريب.
       
ج‌-     ادخال المعاملة الفعلية على النظام من خلال الجلسة التدريبية.
       
ح‌-     التوقيع على إتمام تفعيل النظام والتدريب.​​


مواعيد التدريب كالتالي :
مواعيد التدريب من الساعة 8:30 الى الساعة 10ص في عمادة تقنية المعلومات يومي الاثنين و الاربعاء ، الدور الاول ، معمل التدريب بجانب مكتب عميد تقنية المعلومات​ ، مع ضرورة الحجز عن طريق البريد الالكتروني حيث ان المقاعد محدودة​​

للاستفسارات والحجز نرجو التواصل على  البريد الكتروني :  ERP-PO@taibahu.edu.sa

ملاحظة : يجب أن يستخدم في المراسلات البريد الكتروني​ الرسمي للجامعة .

​​

المستخلصات

​​

 

​​​​​المستخلصات :

​​يقوم الشخص المخول من كل جهة  أدخال المستخلصات , ويقوم المخول بأعتماد المستخلص بإجراءات الإعتماد . 


إنشاء مستخلص :

 
 



​اعتماد مستخلص:​
 

​ ​  ​عملية الطلب (1).jpg



حالة الجهات المستهدفة


​​​​​جدول يبين حالة تفعيل طلبات الصرف وطلبات الإحتياج للجهات المستهدفة ​

وسيتم تحديث الجدول بشكل دوري بعد الانتهاء من كل دورة وتفعيل النظام للمستخدمين

الاطلاع على الجدول