​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​

​​​​​​​​​​​
​​
1-2-target-high-quality-png.png 
 الوصول إلى مقر البعثة ​​

​​​​

لابد من مراعاة التالي:
  • الحرص على التواجد في بلد الابتعاث بعد صدور القرار التنفيذي على ألا تتجاوز المدة ثلاثة أشهر لئلا يتم إلغاء قرار الابتعاث.
  • الحرص على القيام بفتح ملف لدى الملحقية الثقافية السعودية بعد الوصول إلى بلد الابتعاث.
  •  يقوم المبتعث بتقديم الطلبات التي قد يحتاج إليها أثناء دراسته عن طريق البوابة الإلكترونية (سفير).
  • يبدأ الصرف على المبتع​ث من تاريخ وصوله إلى مقر بعثته على ألا تزيد المدة بين تاريخ وصوله وبداية دراسته عن شهر واحد.​

​​

 
1-2-target-high-quality-png.png 
  الطلبات التي قد يحتاجها المبتعث أثناء الابتعاث​​

​​​​

1-  تمديد البعثة​ 

على المبتعث أن يبذل قصارى جهده ليتمكن من الحصول على الدرجة المبتعث من أجلها في المدة المحددة في قرار ابتعاثه، ولكن وفقاً لما ذُكر في المادة العاشرة من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات ، فإنه يجوز للمبتعث تمديد البعثة إذا تطلب الأمر ذلك كأن يكون بسبب ظروف دراسية أو صحية أو أسرية، حيث نصت المادة على أنه:

 " يجوز لمجلس الجامعة تمديد فترة الابتعاث الأصلية في الداخل والخارج سنة واحدة للماجستير، وسنتين للدكتوراه والزمالات الطبية، بناء على اقتراح المشرف على دراسة الطالب وتوصية مجلسي القسم والكلية، أو المعهد وما في حكمهما، ولجنة الابتعاث والتدريب، كما يجوز لمجلس الجامعة بناء على اقتراح المشرف على دراسة الطالب وتوصية مجلسي القسم والكلية، أو المعهد وما في حكمهما، ولجنة الابتعاث والتدريب إضافة سنة أخرى حداً أقصى لكل مرحلة بعد تقديم المبررات المقنعة لذلك. وبالنسبة للابتعاث للخارج يلزم أن يؤيد رأي المشرف على دراسة الطالب من الملحق الثقافي."

مسوغات طلب تمديد البعثة لمبتعثي الداخل:

  • خطاب رسمي ومعتمد من المشرف الدراسي على المبتعث بالجامعة التي يدرس بها يوصي فيه بضرورة تمديد البعثة موضحاً أسبابه والمدة المطلوبة والتاريخ المتوقع للتخرج.
  •  تقرير دراسي حديث من المشرف يعبأ إلكترونياً.
  •    كشف درجات مفصل.

مسوغات طلب تمديد البعثة لمبتعثي الخارج:

  • لابد أن يتم رفع الطلب عبر البوابة الإلكترونية (سفير) موضحاً فيه مبررات طلب التمديد، والأسباب التي أدت إلى تأخره في الدراسة، وإرفاق المستندات التي تدعم طلبه.​
  • لابد أن يتقدم برفع الطلب عبر البوابة قبل نهاية المرحلة بأربعة أشهر حتى لا يتعرض لإيقاف مخصصاته بسبب تأخر موافقة المجالس واللجان المختصة على التمديد.

(دليل الإجراءات التنفيذية لطلب تمديد البعثة)


 


2​-  تأجيل البعثة​ 

ضوابط تأجيل البعثة

بناءً على توصية اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب فإن ضوابط تأجيل البعثة هي كالتالي:

  • ​أن توافق المؤسسة التعليمية أو المشرف في بلد الابتعاث على التأجيل، ومدته، وتاريخ بدايته، وتاريخ نهايته، والمدة المتبقية من المرحلة الدراسية، والتاريخ المتوقع للتخرج بعد التأجيل، ومبررات التأجيل، مشفوعاً بتقرير أكاديمي مفصل عن المبتعث/ـة.
  • أن تكون مبررات التأجيل مقنعة وموضوعية (الظروف القانونية، الأكاديمية، الصحية، الاجتماعية) مع إرفاق المستندات اللازمة.
  • تأييد الملحق الثقافي على التأجيل (بالنسبة لمبتعثي الخارج).
  • أن يكون أداء المبتعث جيداً وأن يكون منتظماً في الدراسة.
  • لا تقل مدة التأجيل عن فصل دراسي (بحسب المؤسسة التعليمية في بلد البعثة)، قابلة للتجديد لفصل دراسي آخر، بحيث لا يزيد مجموع التأجيل عن عام دراسي واحد خلال فترة ابتعاثه.
  • أن لا تكون فترة التأجيل لفترة زمنية سابقة.
  • لا تحتسب فترة التأجيل التي تمت الموافقة عليها من مدة الابتعاث.
  • لا يتم إيقاف الصرف على المبتعث في بلد الابتعاث إلا من تاريخ صدور قرار التأجيل ويستثنى من ذلك الحالات التي ترى الملحقية الثقافية ضرورة مغادرة المبتعث/ـة لمقر البعثة.
  • لا يمكن طلب استئناف البعثة وإلغاء قرار التأجيل بعد صدوره قبل نهاية المدة المنصوص عليها في قرار تأجيل البعثة، إلا في الحالات التي يقدّرها وكيل الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي.
  • أن يباشر المبتعث/ـة بمقر عمله/ـها بجامعة طيبة من تاريخ صدور قرار التأجيل.

              - خلال أسبوعين (لمبتعثي الخارج)

              - خلال أسبوع (لمبتعثي الداخل)

  •  أن تُسوَّى حالة المبتعث/ـة من تاريخ إيقاف الصرف.
  • تستمر (الملحقية الثقافية) بصرف (تذكرة الذهاب إلى السعودية فقط) للمبتعث/ـة والمرافقين بعد صدور قرار التأجيل، بينما تتولى (جامعة طيبة) إصدار (تذكرة العودة إلى مقر البعثة فقط) للمبتعث/ـة والمرافقين، بعد انتهاء فترة التأجيل وإخلاء الطرف من الجامعة.​

إجراءات طلب تأجيل البعثة:​

  • يتقدم المبتعث/ـة برفع الطلب عبر البوابة الإلكترونية للطلبة المبتعثين(سفير) بمدة لا تقل عن 45 يوماً (للمبتعث للخارج)، متضمناً المبررات وخطاب تأييد المشرف الدراسي (إن وُجد). ورفع الطلب إلى إدارة الابتعاث والتدريب عبر البريد الإلكتروني، مرفق معه التقرير الأكاديمي، وكشف درجات موضح فيه الفصل الذي يريد تأجيله (للمبتعث للداخل).
  • يقوم الملحق الثقافي بإحالة طلب المبتعث بالمرفقات المطلوبة إلى جامعة طيبة عبر البوابة الإلكترونية(سفير)
    (للمبتعث للخارج).​
  • يتم عرض الطلب على اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب.
  • رفع محضر اللجنة إلى معالي مدير الجامعة لاعتماده.
  • إعادة المحضر إلى إدارة الابتعاث والتدريب.  
  • بعد اعتماد معالي مدير الجامعة لتقوم بإعداد القرار التنفيذي وتوقيعه من سعادة وكيل الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي .
  • تقوم إدارة الابتعاث والتدريب بتزويد الجهات المختصه بصورة من القرار وصورة للمبتعث/ ــه , وإغلاق الطلب عبر البوابة الإلكترونية (سفير) (للمبتعث للخارج ) .            

3-  تغير مقر البعثة 

 ضوابط تغيير مقر البعثة:​

  • بناءً على ما ورد في المادة الثانية عشر من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات والذي نصه: " لا يجوز للمبتعث أن ينتقل من جامعة إلى أخرى، أو من بلد إلى آخر إلا بعد موافقة مجلس الجامعة المبنية على توصية مجلسي القسم والكلية، أو المعهد وما في حكمهما، أو الجهة التابع لها المبتعث، ولجنة الابتعاث والتدريب، وتأييد الملحق الثقافي بالنسبة للمبتعثين للخارج ".

 

  • يجوز للمبتعث الانتقال من معهد لغة إلى آخر وذلك بالقيام برفع الطلب إلى الملحقية عبر البوابة الإلكترونية (سفير)، حيث أن جامعة طيبة قد فوضت الملاحق الثقافية السعودية ومنحتهم صلاحيات نقل مبتعثيها في مرحلة اللغة من معهد إلى آخر. ​

 

إجراءات تغيير مقر البعثة:

  1. يتقدم المبتعث/ـة برفع الطلب عبر البوابة الإلكترونية للطلبة المبتعثين(سفير) قبل بداية الدراسة بمدة لا تقل عن أربعة أشهر، مرفقاً بها القبول الجديد من الجامعة التي يريد الانتقال إليها مع توضيح أسباب طلب تغيير الجامعة.
  2. يقوم الملحق الثقافي بإحالة طلب المبتعث بالمرفقات المطلوبة إلى جامعة طيبة عبر البوابة الإلكترونية(سفير).
  3. بعد إرسال الطلب من الملحقية إلى جامعة طيبة تقوم إدارة الابتعاث والتدريب بإحالة الطلب إلى مرجع المبتعث (جهة الإختصاص).
  4. يتم عرض الطلب على (المجلس/اللجنة المفوضة) بالقسم لدراسته، وبعد ذلك يرفع رئيس القسم المحضر إلى عميد الكلية لاعتماده.
  5. يتم عرض الطلب على (المجلس/اللجنة المفوضة) بالكلية لمناقشة توصية القسم.
  6. يرفع عميد الكلية المحضر إلى معالي مدير الجامعة لاعتماده، وبعدها يتم إرجاع المحضر إلى الكلية.
  7. بعد اعتماد معالي المدير تقوم الكلية بإعداد مذكرة العرض عن طريق تعبئة حقيبة تغيير مقر بعثة​، ورفع المعاملة مكتملة بمرفقاتها إلى إدارة الابتعاث والتدريب لتدقيقها تمهيداً لعرضها على اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب.
  8. تقوم اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب بدراسة الطلب واتخاذ التوصية اللازمة، وبعد ذلك يتم رفع محضر اللجنة من قبل سعادة وكيل الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي إلى معالي المدير لاعتماده.
  9. بعد اعتماد معالي المدير تقوم إدارة الابتعاث والتدريب برفع المعاملة بمذكرة عرض على أمانة مجلس الجامعة لعرضها مباشرة على المجلس.
  10. بعد الموافقة تقوم أمانة المجلس بإعداد القرار وتوقيعه من سعادة أمين المجلس لرفعه إلى معالي المدير لاعتماده بالتفويض نيابة عن مجلس الجامعة.
  11. يتم إرسال المعاملة إلى إدارة الابتعاث والتدريب لإعداد القرار التنفيذي وتوقيعه من سعادة وكيل الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي.
  12. تقوم إدارة الابتعاث والتدريب بتزويد الجهات المختصة بصورة من القرار، وصورة للمبتعث/ـة.
  13. تتولى إدارة الابتعاث والتدريب إغلاق الطلب عبر البوابة الإلكترونية (سفير).

(دليل الإجراءات التنفيذية لطلب تغيير مقر البعثة)

 

4-استمرار البعثة​

مسوغات طلب استمرار البعثة:​

إرفاق القبول الذي حصل عليه المبتعث للمرحلة الجديدة، من نفس الجامعة وفي نفس التخصص المنصوص عليهما في قرار الابتعاث ورفع الطلب عبر البوابة الإلكترونية (سفير) (لمبتعثي الخارج) أما (مبتعثي الداخل)، فيتم رفع الطلب مع القبول عن طريق البريد الإلكتروني لإدارة الابتعاث والتدريب، على أن يكون ذلك قبل نهاية المرحلة بأربعة أشهر.​

(دليل الإجراءات التنفيذية لطلب استمرار البعثة)


 

5-ت​رقية البعثة​

مسوغات طلب ترقية البعثة:

إرفاق القبول الذي حصل عليه المبتعث للمرحلة التالية ورفع الطلب عبر البوابة الإلكترونية (سفير) (لمبتعثي الخارج) أما (مبتعثي الداخل) فيتم رفع الطلب مع القبول عن طريق البريد الإلكتروني لإدارة الابتعاث والتدريب، على أن يكون ذلك قبل نهاية المرحلة بأربعة أشهر.

(دليل الإجراءات التنفيذية لطلب ترقية البعثة​)


 

6-تغيير​ التخصص

ضوابط تغيير التخصص:​

بناءً على ما ورد في المادة الحادية عشر من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات والذي نصه: " لا يجوز للمبتعث تغيير تخصصه العام أو الدقيق الذي ابتعث من أجله إلا بموافقة مجلس الجامعة بناء على توصية مجلسي القسم والكلية، أو المعهد وما في حكمهما، ولجنة الابتعاث والتدريب. وفي حال تغيير التخصص قبل صدور الموافقة، توقف جميع مخصصات المبتعث، ويُنظر في إنهاء بعثته".​

(دليل الإجراءات التنفيذية لطلب تغيير التخصص)


 

7-حضور المؤتمرات والندوات العلمية والدورات القصيرة

ضوابط حضور المؤتمرات والندوات العلمية والدورات القصيرة:

بناءً على ماورد في المادة السابعة عشر من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات بأن يُصرف للمبتعث تذكرة سفر ذهاباً وإياباً لمرة واحدة لحضور المؤتمرات، والندوات العلمية، أو الدورات القصيرة وذلك خلال المرحلة الدراسية الواحدة وفق الضوابط ا لآتية:​

  • أن يكون للمؤتمر، أو الدورة علاقة مباشرة بتخصصه أو موضوع بحثه.
  • موافقة لجنة الابتعاث والتدريب في الجامعة بناء على توصية المشرف على دراسة الطالب وتأييد الملحق الثقافي بالنسبة للابتعاث للخارج.
  • في حالة رغبة المبتعث بالمشاركة في مؤتمر علمي أو دورة تدريبية قصيرة فعليه تقديم الطلب قبل موعد إقامة المؤتمر أو الدورة بوقتٍ كافٍ لا يقل عن 45 يوماً لتتمكن الجهات المختصة بالملحقية والجامعة من البت في الموضوع.


 

8- ​القيام برحلة علمية​

ضوابط القيام برحلة علمية:

وفقاً لما ذُكر في المادة الخامسة عشر من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات فإنه​يجوز للمبتعث إلى الخارج القيام برحلة علمية أثناء إعداد الرسالة ولمرة واحدة خلال المرحلة الدراسية الواحدة إلى المملكة أو غيرها خارج مقر البعثة وفقاً للضوابط الآتية:

  1. أن يوصي المشرف على دراسة الطالب بحاجة البحث إلى الرحلة العلمية.
  2. تأييد الملحق الثقافي (للمبتعث للخارج).
  3. موافقة مجلسي القسم والكلية، أو المعهد وما في حكمهما، ولجنة الابتعاث والتدريب في الجامعة المبتعث منها.
  4. ألا تزيد مدة الرحلة العلمية عن ثلاثة أشهر حداً أقصى.
  5. إذا كانت الرحلة العلمية إلى المملكة فعلى المبتعث أن يباشر أبحاثه تحت إشراف القسم التابع له ويقوم القسم بإعداد تقرير واف عن الرحلة.
  6. إذا كانت الرحلة العلمية خارج مقر البعثة وإلى غير المملكة فيتم رفع تقرير عن الرحلة إلى الملحق الثقافي من قبل المشرف على دراسة المبتعث ويقوم الملحق بتزويد الجامعة التابع لها المبتعث بصورة منه (للمبتعث للخارج).

(دليل الإجراءات التنفيذية لطلب القيام برحلة علمية)​


 

9-إنهاء البعثة

ضوابط إنهاء البعثة:

بناءً على ماورد ذكره في المادة الثامنة والعشرين من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات فإنه:

يجوز لمجلس الجامعة أن ينهي بعثة المبتعث بناء على توصية مجلسي القسم والكلية، أو المعهد وما في حكمهما، ولجنة الابتعاث والتدريب في الحالات الآتية:

  • عدم قدرته على مواصلة الدراسة وفقاً للتقارير المتعلقة بسير دراسته.
  • طلبه إنهاء البعثة والعودة إلى المملكة.
  • إذا خالف الأنظمة أو التعليمات أو امتنع عن تنفيذها.
  • إذا لم يحصل على المؤهل المطلوب في المدة المحددة.
  • إذا ثبت توقفه عن الدراسة دون عذر مقبول.

عندئذٍ يقوم المبتعث بتقديم طلب إنهاء البعثة عن طريق البوابة الإلكترونية (سفير) (لمبتعثي الخارج)، وبإرسال رسالة عبر البريد الإلكتروني لإدارة الابتعاث والتدريب (لمبتعثي الداخل).

(دليل الإجراءات التنفيذية لطلب إنهاء البعثة​)