نبذة عن إدارة المستودعات

تعتبر إدارة المستودعات إحدى الإدارات ​الهامة والتي ترتكز عليها الشؤون المالية والإدارية بالجامعة , وتقوم بإمداد كافة قطاعات الجامعة من الاحتياجات المتعلقة بالأثاث والأجهزة والأدوات القرطاسية والمكتبية حسب الآليات المتبعة في عمليات الصرف وتعتبر إدارة المستودعات مسؤولة عن كل من تنفيذ أحكام قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية والإشراف على أعمال المستودعات والتنسيق مع الإدارات الأخرى بالجامعة في تقدير الاحتياجات السنوية لها من الأصناف المختلفة وترتيب وحفظ وصيانة الأصناف وفقاً للطرق المناسبة لطبيعة كل صنف مع توفير وسائل السلامة والأمن في المستودعات.

 

الأهداف

  • تحقيق الكفاءة التشغيلية.
  • تحسين عمليات استلام وتخزين البضائع.
  • تنفيذ نظام إدارة المستودعات الذكي باستخدام تطبيقات متقدمة ومتطورة.
  • وضع خطط وآليات العمل للمستودعات
  • تنظيم الأصناف وفقاً لأسس التخزين السليمة
  • تلبية احتياجات كافة الجهات في الجامعة
  • توفير وسائل الأمن والسلامة
  • توفير برامج تدريب مستمرة للعاملين في المستودعات.
  • تعزيز مهارات الفريق وتطوير خطط لتطوير الموظفين
  • تحسين وتسريع عمليات تلبية الطلبات.
  • تقديم حلول مخصصة وفعّالة لاحتياجات المستفيدين

المهام

  •  تحديد احتياجات الجامعة من المواد والمعدات والأدوات القرطاسية والمكتبية والمطبوعات والأثاث وكل ما يدعم العملية التعليمية والإدارية بالجامعة.
  •  استلام المواد والأجهزة والمعدات وكافة المستلزمات التي تم توريدها للجامعة بعد استيفاء كامل الشروط النظامية.
  • ضمان توفير المواد والأصناف اللازمة في الوقت المناسب وبالكمية المناسبة بما يكفل إنجاز العمل على الوجه المطلوب وذلك بالتعاون والتنسيق مع الإدارات المعنية بالجامعة.
  • تنظيم وترتيب وتخزين ونقل المواد المستو دعيه بالطرق السليمة والآمنة.
  • تطبيق قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية على جميع عمليات الاستلام والصرف والرجيع.
  • المحافظة على مواد المستودعات وحمايتها من التلف والضياع.
  • صرف طلبات إدارات الجامعة ووحداتها من الأصناف المتوفرة وفقاً لأوامر الصرف المعتمدة حسب نظام المستودعات الحكومية.
  • إعداد التقارير الدورية عن رصيد المواد بالمستودعات وكذلك التقارير الإحصائية لحركة المواد داخل المستودعات والرفع بها لصاحب الصلاحية.
  • تقديم التسهيلات اللازمة للجان الجرد الدورية والسنوية وتقديم كل ما يضمن نجاح عمل تلك اللجان.
  • تقديم المقترحات المناسبة لتطوير عمل المستودعات بما يكفل تبسيط إجراءات الصرف والمحافظة على المواد بالمستودعات والرفع بها لصاحب الصلاحية.
  • تحديد احتياجات الإدارة من الوظائف التخصصية في مجال المستودعات وكذلك الاحتياج من العمالة والمواد والرفع بها لصاحب الصلاحية.
  • تحديد الاحتياجات التدريبية لموظفي/موظفات الإدارة والتنسيق مع الجهة المختصة بالجامعة لترشيحهم للبرامج والدورات التدريبية التي تلبي احتياج العمل بإدارة المستودعات.
  • إعداد التقارير الدورية عن نشاط الإدارة ورفعها على موقع الجامعة الالكتروني.
  • القيام بأي مهام أخرى تكلف بها الإدارة في مجال اختصاصها